The MILE Makers is een marketingadviesbureau gespecialiseerd in groei voor organisaties in de eventbranche. Wij begeleiden teams en merken via strategische trajecten op het gebied van identiteit, positionering en activatie.

In de uitvoering van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij doen dat zorgvuldig, doelgericht en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens wij verwerken, op welke grondslag, met welk doel en hoe wij deze beschermen.

Verantwoordelijke

The MILE Makers
Franciscusweg 249
1216 SG Hilversum

KvK-nummer: [volgt]
E-mail: groei[at]themilemakers.nl
Website: www.themilemakers.nl

The MILE Makers wordt vertegenwoordigd door Bas Veldkamp.

1 | Wie zijn onze betrokkenen?

Wij werken uitsluitend met zakelijke opdrachtgevers (B2B). Onze directe contactpersonen zijn eigenaren, directeuren of managers van organisaties in de eventbranche.

Binnen de uitvoering van onze trajecten komen wij ook in contact met medewerkers van onze opdrachtgevers — bijvoorbeeld deelnemers aan teamworkshops of personen die in beeld verschijnen tijdens onze werkzaamheden. Ook hun persoonsgegevens vallen onder deze verklaring.

2 | Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening. Afhankelijk van de context gaat het om:

Contactgegevens van opdrachtgevers en hun medewerkers:

• voor- en achternaam;
• functie en bedrijfsnaam;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• factuurgegevens (inclusief KvK- en BTW-nummer bij zakelijke facturen).

Inhoudelijke gegevens uit trajecten:

• antwoorden op intake- of vragenformulieren;
• informatie gedeeld tijdens workshops, sessies of begeleidingsgesprekken;
• notities en verslagen opgesteld in het kader van de samenwerking;
• gegevens ingevuld via de gratis groeiscan (naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en scanantwoorden).

Beeld- en geluidsmateriaal:

• foto’s en video’s gemaakt tijdens trajecten, workshops of events;
• testimonials en referenties (tekst, audio of video).

Websitegegevens:

• IP-adressen en browsergedrag via cookies en analytics (zie artikel 7).

3 | Op welke grondslag en met welk doel?

Wij verwerken persoonsgegevens altijd op basis van één van de volgende grondslagen uit de AVG:

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)

Voor het uitvoeren van onze trajecten, het opstellen van offertes, het verwerken van betalingen en het versturen van facturen.

Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)

Voor het bijhouden van zakelijke communicatie, het verbeteren van onze dienstverlening en het gebruik van referenties en casussen — mits dit de belangen van betrokkenen niet onevenredig schaadt.

Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

Voor het verzenden van nieuwsbrieven en marketingupdates, en voor het gebruik van beeld- en videomateriaal voor promotionele doeleinden. Toestemming wordt altijd expliciet en schriftelijk gevraagd, is vrijwillig en kan te allen tijde worden ingetrokken.

Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)

Voor het bewaren van facturen en financiële administratie conform de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

4 | Beeld- en videomateriaal

Tijdens trajecten, workshops, events of andere onderdelen van onze samenwerking maakt The MILE Makers mogelijk foto- en/of videomateriaal. Dit materiaal kan worden ingezet voor:

• promotionele doeleinden: website, social media, presentaties en marketinguitingen van The MILE Makers;
• documentatie van het traject of de samenwerking;
• referentie- of casusmateriaal.

Foto’s en video’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn, zijn persoonsgegevens in de zin van de AVG. Wij vragen hiervoor altijd vooraf expliciete schriftelijke toestemming.

Hoe wij toestemming regelen:

• De opdrachtgever ontvangt een toestemmingsclausule in de opdrachtbevestiging of overeenkomst, voor zover hij bevoegd is namens zijn organisatie te tekenen.
• Voor individuele medewerkers die deelnemen aan trajecten of workshops gebruiken wij een apart deelnemersformulier, waarop zij persoonlijk toestemming geven.
• Toestemming is altijd specifiek: wij vermelden waarvoor het materiaal wordt gebruikt en via welke kanalen.

Intrekking van toestemming:

Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken via groei[at]themilemakers.nl. Na intrekking wordt nieuw materiaal van de betrokkene niet meer ingezet. Reeds gepubliceerd materiaal wordt zo snel als redelijkerwijs mogelijk is verwijderd of onherkenbaar gemaakt. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht op gebruik dat heeft plaatsgevonden voor het moment van intrekking.

Beeldmateriaal wordt niet verkocht of voor commerciële doeleinden gedeeld met derden zonder aanvullende expliciete toestemming.

5 | Verwerkersrol versus verantwoordelijke

The MILE Makers treedt in de meeste gevallen op als verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen zelf het doel en de middelen van de gegevensverwerking.

In sommige situaties – bijvoorbeeld wanneer wij in opdracht van een klant gegevens van diens medewerkers verwerken als onderdeel van een teamtraject – treden wij op als verwerker in de zin van de AVG. In dat geval sluiten wij met de opdrachtgever een verwerkersovereenkomst af, waarin rechten en verplichtingen van beide partijen zijn vastgelegd.

6 | Gebruik van AI-tools

The MILE Makers maakt gebruik van AI-tools ter ondersteuning van interne werkprocessen, zoals strategische analyses, contentcreatie en tekstredactie. Wij hanteren hierbij de volgende uitgangspunten:

• Wij voeren geen identificeerbare persoonsgegevens van klanten of deelnemers in AI-tools in zonder expliciete toestemming.
• Vertrouwelijke trajectinformatie of gevoelige bedrijfsgegevens worden niet zonder afscherming in externe AI-platformen verwerkt.
• Wanneer AI wordt ingezet als onderdeel van een traject – bijvoorbeeld als analyse-instrument of reflectiepartner – informeren wij de deelnemer hierover voorafgaand aan het traject.

AI-tools van derden, waaronder grote taalmodellen. Betrokkenen blijven zelf verantwoordelijk voor informatie die zij rechtstreeks in externe AI-platformen invoeren.

7 | Website, cookies en analytics

Onze website (www.themilemakers.nl) maakt gebruik van functionele, analytische en marketingcookies. Bij het eerste bezoek wordt om toestemming gevraagd voor niet-functionele cookies. Een volledig overzicht van de gebruikte cookies (per aanbieder, doel en bewaartermijn) is te vinden in ons Cookiebeleid. Cookievoorkeuren kunnen op elk moment worden aangepast via de cookiebanner op onze website.

8 | Externe systemen en verwerkers

Voor de uitvoering van onze dienstverlening maken wij gebruik van externe platforms. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst af, of wij maken gebruik van partijen die aantoonbaar voldoen aan de AVG.

Systemen die wij inzetten zijn o.a.:

• Google Workspace (Drive, Gmail, Meet) — opslag en communicatie;
• Mollie of vergelijkbaar — betaalverwerking;
• Calendly of vergelijkbaar — afsprakenbeheer;
• E-mailmarketingplatform (ActiveCampaign) — nieuwsbrief en opvolging;
• WordPress + Elementor — websiteplatform;
• Zoom — videovergaderen;
• Canva — ontwerp;
• AI-tools: Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI) — zie artikel 6.

Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij er sprake is van passende waarborgen zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen (SCC’s).

9 | Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

• Facturen en financiële administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Contracten en overeenkomsten: 5 jaar na afloop van de samenwerking.
• Trajectgegevens en intakeinformatie: 2 jaar na afsluiting van het traject.
• Nieuwsbriefgegevens: tot uitschrijving.
• Beeld- en videomateriaal waarvoor toestemming is gegeven: tot intrekking van toestemming, daarna zo spoedig mogelijk verwijderd.
• Websitegegevens via analytische cookies: maximaal 13 maanden.

10 | Beveiliging

The MILE Makers treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of openbaarmaking. Dit omvat onder meer:

• gebruik van sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie op alle zakelijke accounts;
• versleutelde opslag en overdracht van gegevens (SSL/TLS);
• beperkte toegang tot gegevens op basis van noodzakelijkheid (need-to-know);
• periodieke beoordeling van gebruikte systemen en toegangsrechten.

11 | Datalekken

Bij een datalek dat (mogelijk) leidt tot een risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), conform artikel 33 AVG. Betrokkenen worden geïnformeerd indien het lek een hoog risico voor hen oplevert (art. 34 AVG). The MILE Makers houdt een intern register bij van datalekken en de getroffen maatregelen.

12 | Jouw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten, die je te allen tijde kunt uitoefenen:

• Recht op inzage (art. 15) — opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie (art. 16) — onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing (art. 17) — verzoeken jouw gegevens te verwijderen, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Recht op beperking van verwerking (art. 18) — verwerking tijdelijk laten opschorten.
• Recht op dataportabiliteit (art. 20) — jouw gegevens in een gangbaar formaat opvragen.
• Recht van bezwaar (art. 21) — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken (art. 7 lid 3) — eerder gegeven toestemming op elk moment intrekken, zonder opgave van reden.

Verzoeken kun je indienen via groei[at]themilemakers.nl. Wij reageren binnen 4 weken, conform de wettelijke termijn. Wij kunnen vragen om identificatie ter verificatie van je identiteit.

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13 | Nieuwsbrief en commerciële communicatie

The MILE Makers verstuurt nieuwsbrieven en updates uitsluitend aan personen die hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven, of aan bestaande zakelijke relaties op basis van gerechtvaardigd belang (opt-out mogelijk). Afmelden kan via de afmeldlink in elke e-mail of via groei[at]themilemakers.nl.

14 | Groeiscan | gegevensgebruik en vertrouwelijkheid

In het kader van de Groeiscan verzamelt The MILE Makers bedrijfsgegevens die door de opdrachtgever worden verstrekt. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren en interpreteren van de Groeiscan ten behoeve van de opdrachtgever zelf;
• het berekenen van branchegemiddelden en benchmarks op basis van geanonimiseerde, geaggregeerde data.

The MILE Makers gebruikt de verstrekte gegevens nooit op een manier waarbij individuele bedrijfscijfers herleidbaar zijn tot de organisatie van de opdrachtgever. Cijfers worden uitsluitend verwerkt in geaggregeerde en geanonimiseerde vorm. Bedrijfsnamen en andere identificerende gegevens worden nooit gekoppeld aan gepubliceerde of gedeelde benchmarkresultaten.

De opdrachtgever verleent door deelname aan de Groeiscan toestemming voor het gebruik van zijn gegevens ten behoeve van brancheanalyse, onder de in dit artikel beschreven voorwaarden.

15 | Wijzigingen in deze verklaring

The MILE Makers behoudt het recht deze privacyverklaring te wijzigen bij veranderingen in wet- en regelgeving of in onze dienstverlening. De actuele versie is altijd beschikbaar op www.themilemakers.nl. Bij ingrijpende wijzigingen die betrokkenen direct raken, informeren wij hen actief.

Laatste wijziging: september 2026  •  The MILE Makers  •  groei[at]themilemakers.nl